VBA автоматизация: База данных Excel + шаблон документа Word

Для быстрого получение документа Word из «контрольной колонки Excel + шаблона Word» (путем замены «меток» в шаблоне на значения из контрольной колонки Excel) нужно выполнить ряд подготовительных шагов

    Шаги:
  1. Анализ итогового документа Word и выделение информации, подлежащей замене
  2. Расстановка «меток» (получение из «образца Word» «шаблона Word» + что такое «метка»).
  3. Создание контрольной колонки на листе Excel рядом с колонкой «меток» (установка соответствия)
  4. Выявление причинно-следственных связей (ПСС) для вставок (замен)
  5. Ценность БД. Структура и наращивание. Поддержание в актуальном состоянии
  6. Скачать xlsm-файл для тестирования

И подробнее...


Анализ итогового документа Word и выделение информации, подлежащей замене


Наверное, в любой организации приходится плодить подобные документы (просто для примера)

  • приказ о проведении и контроле работ (мероприятий)
  • план проведения и контроля работ (мероприятий)

Как правило, каждый следующий (новый) «приказ» или «план» отличается от предыдущего датами и фамилиями ответственных должностных лиц.

Конечно, бывают и новые мероприятия (выполняются впервые за всю историю организации), но тогда эта задача не для макроса. Макрос способен работать быстро и безошибочно, но по шаблону… Поэтому после того, как макрос выполнит свою шаблонную работу не тривиальные изменения в документе следует поручать специалисту.

Задача этого шага: выделить цветом (например, желтым) те фамилии и даты, которые должны будут быть изменены.

Или такую информацию, которая меняется не каждый раз, но с определенной периодичностью…



Расстановка «меток» (получение «шаблона Word» из «образца Word» + что такое «метка»).


Сейчас все фамилии и даты (любую информацию), выделенные желтым цветом, следует заменить уникальными метками (по смыслу)…

Расстановка «меток» (получение из «образца Word» «шаблона Word» + что такое «метка»).
Рис.1        Расстановка «меток» (получение из «образца Word» «шаблона Word»).

Уникальность меток обязательна ! Уникальность достигается включением таких символов, которые обычно в документе не встречаются. Могу порекомендовать начинать любую метку с "{$", а заканчивать "}" или "$}".

Если метка не будет уникальной, то произойдет замена текста, который Вы не планировали заменять… Сразу успокою: шаблон в этом случае не пострадает… Просто в новом документе появятся бессмысленные предложения, и его придется забраковать.

Но уникальную метку Вы можете ставить (использовать) в документе сколько угодно раз (если, например, название компании встречается в документе 12 раз)!

Создание контрольной колонки на листе Excel рядом с колонкой «меток» (установка соответствия)


Раздел

Создание контрольной колонки на листе Excel рядом с колонкой «меток» (установка соответствия)
Рис.2        Создание контрольной колонки на листе Excel рядом с колонкой «меток» (установка соответствия)

Раздел





Выявление причинно-следственных связей (ПСС) для вставок (замен)


Раздел





Ценность БД. Структура и наращивание. Поддержание в актуальном состоянии


Раздел



Для тестирования


Если Вы не забыли включить макросы, то должны увидеть… возникший в той же папке новый документ…

Для тестирования VBA макроса Excel To Word
Рис.3        Результат замены «меток» в документе "мой_НОВЫЙ_ДОКУМЕНТ.docx"

Скачать xlsm-файл для тестирования

Другие примеры на тему «Автоматизация документов Microsoft Office Excel, Word, Access»





Автоматизация документов MS Office. orenstudent.ru
Тестирования и применение цифровых технологий

Program code